Η διαχείριση μιας πολυκατοικίας απαιτεί τη διαχρονική παρακολούθηση μιας
σειράς ενεργειών που εκτελούνται από τον εκάστοτε διαχειριστή: επισκευές,
πληρωμές, εισπράξεις, μετρήσεις, κ.ο.κ..
Η καταχώρηση των βασικών στοιχείων κάθε ενέργειας, σε ειδικά σχεδιασμένα βιβλιοτετράδια,επιτρέπει σε οποιονδήποτε αναλάβει τη διαχείριση να ενημερώνεται σωστά για τις ενέργειες που έκανε ο ίδιος ή οι προηγούμενοι διαχειριστές.
Το σύνολο των σωστά συμπληρωμένων βιβλιοτετραδίων αποτελεί την πλέον αξιόπιστη πηγή διαχρονικής ενημέρωσης για τη διοίκηση, τη συντήρηση και την
οικονομοτεχνική διαχείριση μιας πολυκατοικίας.